Privacy Statement

1. Inleiding

Amava vzw is ervan overtuigd dat de persoonlijke levenssfeer van haar werknemers, vrijwilligers en relaties van essentieel belang is. De persoonlijke gegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, geheel conform de eisen die de privacywetgeving en de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) opleggen.

Amava vzw gevestigd te 3270 Scherpenheuvel, Heidestraat 65 is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens.

Deze privacy statement legt uit welke informatie er verzameld wordt, waarvoor deze gebruikt wordt en of deze wordt doorgegeven. Er wordt eveneens een overzicht gegeven van uw rechten gerelateerd aan de verzamelde informatie en wie u kan contacteren wanneer u verdere informatie wenst.

2. Verwerking persoonsgegevens

2.1.Verwerking

Onder verwerking van gegevens verstaat Amava vzw elke bewerking van persoonsgegevens. Het begrip ‘verwerking’ dekt onder andere alle aspecten in verband met het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of ze op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen.

Amava vzw verbindt zich ertoe om de gegevens te verwerken conform deze privacy statement.

2.2.Persoonsgegevens medewerker

Medewerkers zijn alle werknemers, kandidaat medewerkers, uitzendkrachten en freelancers die voor Amava vzw werken.

De persoonsgegevens worden verwerkt omdat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

De persoonsgegevens worden bewaard en verwerkt voor de uitvoering van onze HR-dienstverlening waaronder personeelsadministratie, loonsadministratie en werving & selectie.

Volgende gegevens kunnen verwerkt worden: naam, leeftijd, geboortedatum, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, adres, familiale situatie (bijvoorbeeld burgerlijke staat en kinderen), details over tewerkstelling en opleiding, financieel gerelateerde informatie (bijvoorbeeld loon en rekeningnummer). Bijzondere gegevens worden enkel verwerkt wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen of wanneer er toestemming voor gegeven werd.

De persoonlijke gegevens kunnen doorgeven worden aan andere ondernemingen voor zover dit kadert binnen de doeleinden van de verwerking of in gevallen waarbij dit verplicht is (bijvoorbeeld in het kader van een gerechtelijke bevel). De persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de EER[1].

De gegevens worden niet langer bijgehouden dan nodig is om te voldoen aan de doelstelling van de verwerking.

Amava vzw heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat beschermd worden.

2.3.Persoonsgegevens vrijwilligers

Vrijwilligers zijn personen die vrijwilligerswerk doen op projecten van Amava vzw in Zuid-Afrika.

Amava vzw verwerkt de persoonsgegevens van deze vrijwilligers met als doel de nodige informatie te kunnen doorgeven aan de projecten en gastouders.

De persoonsgegevens worden verwerkt vanuit het gerechtvaardigd belang van Amava vzw samen met de toestemming van de betrokkene.

Volgende gegevens worden verwerkt: naam, contactgegevens, contactgegevens in geval van nood, medische aandoendingen/allergiën, gegevens reisverzekering, hobby’s & interesses, studies & diploma’s. Bijzondere gegevens worden enkel verwerkt wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen of wanneer er toestemming voor gegeven werd.

De persoonlijke gegevens kunnen doorgeven worden aan projecten, gastouders, scholen en andere organisaties voor zover dit kadert binnen de doeleinden van de verwerking of in gevallen waarbij dit verplicht is (bijvoorbeeld in het kader van een gerechtelijke bevel). De persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de EER[2]en Amava vzw heeft de nodige maatregelen genomen opdat de gegevens op een vertrouwelijke manier behandeld worden.

De gegevens worden niet langer bijgehouden dan nodig is om te voldoen aan de doelstelling van de verwerking.

Amava vzw heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat beschermd worden.

2.4.Persoonsgegevens andere personen

Andere personen zijn medewerkers van leveranciers, klanten, contactpersonen bij scholen en andere personen.

Amava vzw verwerkt persoonsgegevens van andere personen in het kader van zijn activiteiten. Er worden gegevens verwerkt in het kader van het ondehouden van relaties met de betrokken personen

De gegevens worden verwerkt op basis van toestemming en het gerechtvaardigd belang van Amava vzw.

Volgende gegevens kunnen verwerkt worden: naam en contactgegevens.

De gegevens worden niet langer bijgehouden dan nodig is om te voldoen aan de doelstelling van de verwerking.

Amava vzw heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat beschermd worden.

3. Beveiliginsmaatregelen

Amava vzw verbindt zich ertoe om alle mogelijke beveiligingsmaatregelen in te stellen om de persoonsgegevens optimaal te beveiligen. Dit door fysieke, administratieve en technologische maatregelen te nemen zoals bijvoorbeeld enkel te werken met geautoriseerde toegangen. Indien en voor zover gegevens worden doorgegeven aan derden is Amava vzw overeengekomen dat zij eveneens de nodige beveiligingsmaatregelen nemen.

4. Inzage en/of wijzigen gegevens

Amava vzw wijst u erop dat u onderstaande rechten heeft conform de geldende regelgevingen:

· Recht op inzage

· Recht op wijziging van uw gegevens

· Recht op vergetelheid

· Recht op beperking van de verwerking

· Recht op bezwaar

U kan uw aanvraag richten aan stijnmeheus@amavavzw.beof via een brief op onderstaand adres

Amava vzw

Heidestraat 65

3270 Scherpenheuvel

5. Contactgegevens